한국석유관리원,

‘스마트 워크’ 시스템 구축

2021년 4월 13일 우리 기관은 직원들이 사무실뿐만 아니라
국내외 출장 또는 재택근무 등의 상황에서도 편리하게 업무를 수행할 수 있도록
‘스마트 워크’ 시스템을 구축했다.
송지훈 한국석유관리원 기획처 정보보안팀 과장
‘스마트 워크’란 종래의 사무실 개념을 탈피하여, 언제 어디서나(Anytime, Anywhere) 편리하게 효율적으로 업무에 종사할 수 있는 미래지향적인 업무환경으로서 과거의 하드워크(Hard Work)와 대비된다. ‘스마트 워크’는 집에서 업무를 보는 재택근무, 쌍방향 통신의 영향으로 인한 휴대기기를 활용하여 외부에서 일하는 모바일 오피스, 그리고 집이나 업무 현장과 가까운 곳에 위치한 스마트 워크플레이스(Smart Workplace, SWP)의 세 가지 새로운 업무 형태를 포괄하는 개념이다.
우리 관리원은 개인PC, 노트북 또는 휴대기기를 이용한 재택근무 및 모바일 오피스 형태의 근무가 가능한데, 원격근무에 따른 보안성을 강화하기 위하여 가상사설망(VPN)과 클라우드 기반의 가상데스크탑(VDI) 기술을 활용하였다. 이와 관련된 내용은 뒤에서 다시 얘기하도록 하겠다.
여러 연구결과에 따르면 직원들이 재택근무 옵션이 있을 때 생산성이 높아진다는 점이 줄곧 확인되어 왔다. 언제든지, 악천후와 정전부터 정치적 사건, 팬데믹 등에 이르기까지 여러 가지 이유로 인해 장애가 발생할 수 있기 때문이다. 특히 모든 기업은 Risk 관리를 위하여 예상치 못한 일이 일어날 때 대비가 되어 있어야 한다. 직원들이 업무를 가지고 귀가할 수 있는 권한을 부여하는 조직은 장애가 일어나는 도중에도 생산성의 흐름을 유지하는 것으로 알려져 왔다. 원격 업무를 예외적인 것이 아니라 표준으로 규정하는 업무 연속성 계획이 있다면 팀은 어디서나, 모든 조건 하에서 업무를 지속할 수 있다. 다만 근로자가 새로운 환경변화에 동의하고 적응할 수 있도록 제도적으로 업무가 이루어지는 방법, 장소, 시기에 대해 재검토하고 재편하는 것이 핵심이다.

① 계정 정보는 타인에게 유출 또는 공유 금지

② 원격근무 중 이석 시 반드시 비밀번호가 부여된 화면보호기능 구동 또는 로그아웃 실시

③ PC방 등 불특정 다수가 사용하는 공용단말기에서는 접속 불가

④ 원격근무용 단말기의 보안수준 유지(최신보안패치 적용, 백신 점검)

⑤ 계정 정보 유출 등 보안 사고 감지 및 발생 시 정보보안팀에 즉시 신고

스마트 워크의 기대효과를 정리하면 아래와 같다.

1. 업무 효율성 향상

이용자는 원격근무를 통하여 여러 가지 불필요한 회의와 잡무를 줄이고, 사무실과 동일한 최적화된 업무환경에서 효율적인 근무를 할 수 있다.

2. 출퇴근 시간 및 탄소 배출 감소

많은 직장인이 출퇴근에 하루 중 2시간 내외를 소비하고 있는 현실 속에 원격근무를 활용하게 되면 출근이 필요 없어 육체적 피로와 교통비 부담을 대폭 줄이고 더불어 탄소 배출량을 감소시킬 수 있다.

3. 가족친화와 개인의 삶의 질 향상

출퇴근 시간과 불필요한 잡무 시간이 대폭 줄어들면서 가족과의 시간이 늘어나고 여가 생활이나 자기계발을 위한 시간을 확보하게 됨으로써 개인 삶의 질이 향상될 수 있다.

4. 육아문제 해소

최근 어린 자녀를 가진 맞벌이 부부는 아침저녁으로 가족 친지의 집이나 어린이집에 아이를 맡기고 데려오느라 매일같이 출퇴근 전쟁을 벌이고 있다. 원격근무를 통하여 이러한 문제를 해결하고 일과 육아를 병행할 수 있다.
하지만 장점이 있으면 단점도 존재하듯이, 가장 큰 단점으로는 재택근무 환경에서는 일과 생활공간을 분리할 수 없어 일에 대한 집중도가 떨어질 수 있으며, 업무 또는 직무의 특성에 따라 스마트 워크 환경을 적용하는 데 한계가 있다는 것이다.
그리고 초기의 스마트 워크 환경은 보안에 있어 취약점이 있었다. 특히 악의적인 직원에 의한 정보 유출, 계정 도용으로 인한 비인가자 접근 위협이 대표적이었으며, 보안의 안정성 문제도 해결되어야 할 과제였다.
이번 사업을 진행하면서 가장 큰 중점을 둔 것은 사용자의 편의성과 보안성 강화 부분이다. 사용자 편의성 향상을 위하여 고사양의 재택근무용 PC를 구축하고, 데이터에 대한 유연성을 확보하였다. 또한 보안성을 강화시키기 위하여 스마트 워크 시스템 설계 시 국가정보원의 원격근무통합매뉴얼에 따라 가상사설망(VPN)과 가상데스크톱(VDI) 기술을 활용하고 2차인증을 적용하여 기존의 보안 문제점을 해소할 수 있었다.
여기서 가상데스크톱(VDI)이란 서버의 물리적 자원을 가상으로 분할하여 가상의 데스크톱 환경을 구축하는 것을 의미한다. 이렇게 생성된 가상데스크톱 이미지는 개인 노트북, PC 및 모바일 기기 등에서 원격으로 접속할 수 있다.
스마트 워크 환경을 가상데스크톱(VDI) 기술로 구축함에 따라 얻을 수 있는 기대효과로는 세 가지가 있다.
첫째, 클라우드 컴퓨팅 환경을 통해 사용자별 표준 가상 데스크톱 환경을 제공하고 개인별 사용량에 따른 자원 배분이 가능하며 하드디스크, 메모리 등 자원의 효율적 분배 활용이 가능하다. 둘째, 운영 관리 효율화 측면으로 중요 데이터 백업을 통한 데이터 관리 강화, SW 배포 및 라이선스관리 강화 등 효율적 관리가 가능하다. 셋째, 사용자 보안 강화 측면으로 매체 제어를 통해 사용자 정보 보안 강화, 중요기술문서 정보 유출 방지가 가능하게 된다.
특히 가상데스크톱(VDI)을 활용하면서 가장 크게 달라진 점은 ‘정보보안’이다.
VDI 시스템의 모든 작업은 중앙 서버에서 데이터 처리가 이루어지며 사용자 PC의 HDD, 외장저장장치, 프린터 등의 주변장치에 대한 보안 정책이 적용 가능하다. 스마트 워크 시스템을 이용하면 내부 자료를 외부로 빼올 수 없어 사용자 보안 강화가 가능하게 된다.
하지만 앞서 사용자 편의성 향상을 목표로 두었듯이 우리 기관에서는 사용자 업무 연속성과 편의성 향상을 위하여 업무용 웹하드 시스템을 이용하여 사무실 PC와 재택근무용 PC(VDI)와의 데이터를 공유할 수 있게 하였다. 즉 어디서든 사무실 PC에서 문서 작업 등을 연속적으로 수행 가능하고 필요한 자료를 열람할 수 있다는 것이다.
데스크톱 가상화 도입을 통해 IT자산을 중앙 집중화해 관리할 수 있게 됨으로써 IT자산 운영도 효율적으로 관리할 수 있게 되었다. 초기 스마트 워크 환경에서는 스마트 워크를 위한 별도의 정보화기기를 지급하고 개인이 직접 소프트웨어 등을 관리하여야 했다. 그러나 표준화된 가상화 데스크톱 환경으로 바뀌면서 IT자산 관리 비용 및 PC의 다운타임이 감소하는 효과를 기대할 수 있으며, 또한 IT자산의 가용성을 높여 효율적으로 분배 할 수 있다. 현재는 사무실 업무용 PC 대비 향상된 성능으로 PC를 구성하여 재택근무용 PC 활용 시 사용자의 속도향상도 체감할 수 있다.
이렇게 우리 기관은 스마트 워크 시스템을 구축하여 재택근무 등 원격근무 환경에서도 업무효율성과 생산성, 보안성을 모두 갖추게 되었다.
하지만 스마트 워크 시스템만으로는 위의 효과를 완벽하게 기대할 수는 없다. 스마트 워크 시스템은 재택근무를 안정적으로 할 수 있는 가장 기본적인 수단의 역할을 제공하는 것뿐이다. 재택근무가 절대 만능은 아니며, 과거 스마트 워크를 시도한 기업들의 실패 사례를 살펴봤을 때
결국 중요한 것은 이러한 시스템이 잘 활용될 수 있도록 내부 제도, 문화, 분위기 형성 등 다음과 같은 부분에 있어 기관 차원에서의 적극적인 관심을 갖고 추진하여야 한다는 것이다.
첫째, 업의 본질 및 직무특성에 따라 스마트 워크 적용 여부 및 범위 등을 사전 검토하여야 하고 둘째, 적용대상 인력의 업무 숙련도와 조직 적응도 등 인적요소가 스마트 워크에 가능한지 살피며 셋째, 원격으로 관리자가 업무 수행자를 효율적으로 관리할 수 있는 성과관리 체계는 갖춰졌는지 확인하고 넷째, 조직원들이 별도로 일해도 일로서 결집이 가능한 수준의 조직몰입이 가능한 조직문화인지 등에 대해서 우선적으로 검토되어야 한다.
지금까지 스마트 워크의 의미와 기대효과 등 장단점, 우리 기관의 스마트 워크 시스템 구축 방식, 성공적 스마트 워크 환경을 위한 선행과제 등에 대해서 살펴봤다.
마지막으로 스마트 워크 시스템을 구축한 입장에서 위 과제들이 충분히 검토되어 앞으로 우리 기관의 스마트 워크 환경이 안정적으로 정착하고 미래업무 환경 혁신을 위한 성공사례로 기록되기를 바란다.

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